06.06.2024 Tarihine Kadar KVKK VERBİS Kaydı Yapılması Zorunluluğu Hakkında
KVKK VERBİS KAYDI
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun, veri sorumlularına birtakım sorumluluklar yükledi. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi doğrusu VERBİS, 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile yaşamımıza girmiş bir sistemdir. Aşağıda VERBİS sistemi ve bu sisteme kayıt için lüzumlu unsurlar ile alakalı malumat verilmiştir.
19.07.2018 Tarih ve 2018/87 Sayılı Kurul Kararına gore Aktif toplamı 25 Milyon Türk Lirasını geçen firmalar yada çalışan sayısı 50`nin üstünde olan firmalar VERBİS kayıt yükümlülüğü altındaydı. 06.07.2023 tarih ve 2023/1154 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kurul Kararı ile etken toplamı 100 Milyon Türk Lirasını geçen firmalar yada çalışan sayısı 50`nin üstünde olan firmalar VERBİS kayıt yükümlülüğü dibine alınmıştır. Bu yeni heyet sonucu şirketlere kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi için 1 senelik vakit vermiştir. Bu sebeple, yayınlanmasıyla birlikte yürürlüğe giren heyet sonucuna gore şirketlerin 06.06.2024 geçmişine kadar VERBİS`e kaydı zorunludur.
Yukarıdaki görselde Kurul Kararının eski ve yeni hali arasındaki farklar ortaya konulmuştur.
ÖNEMLİ NOT: Her ne kadar şirketlere giden malumat notunda “Kurumlar Vergi Beyan gerçekleşme tarihinden itibaren 30 gün arasında VERBİS kaydı zorunlu” ibaresi geçmekte ise de, zelzele bölgesinde olan şirketlerin Kurumlar Vergi Beyan gerçekleşme süresinin Ağustos ayına kadar ertelenmiş olması, VERBİS kaydının da ertelendiği anlamına gelmemektedir. Kurumlar Vergi Beyan tahakkukunun ertelenmesi mali bir mevzu ike, VERBİS kaydının ertelenmesi Kişisel Verileri Koruma Kurulu`nun vazife alanına giren bir konudur, Kişisel Verileri Koruma Kurulu VERBİS kayıt yönünden, zelzele bölgesi için ek olarak bir çalışmada bulunmadığı için bu yerler için de son tarihin 06.06.2024 olarak kabul edilerek şirketlerin muamele yapması daha doğru olacaktır.
06.06.2024 geçmişine kadar kayıt yapılmaması halinde ne olur?
Geçmişte de Kişisel Verileri Koruma Kurulu, muhtelif etkinlik alanlarında VERBİS kaydı için son tarihler belirleme etmiştir, ilk önce belirtmek icap eder ki bu son tarihin geçmesi niteliğinde KVK Kurumunun, 6698 sayılı Kanun`a gore 189.245TL-9.463.213TL içinde yönetimsel para ceza yazma yetkisi bulunmaktadır. Ancak kuruluş geçmiş yıllarda, kayıt süresinin 1 gün- 2gün benzer biçimde kısa sürelerle geçmiş olduğu durumlarda, veri sorumlusu firmanın özveri ile kaydını yetiştirmeye çalmış olduğu örneklerde yönetimsel para ceza yazma yetkisine başvurmamış ve ceza yazmadığı olmuştur. Bu hususun hep bu şekilde devam edeceğinin kabulü olası olmayıp bu tamamen idarenin takdir yetkisi arasında bir tölerans olarak görülmelidir, çünkü her halükarda VERBİS kayıt yükümlülüğü altındaki şirketlerin son tarih geçmeden ivedilikle kayıt yapması öneri edilir.
VERBİS sistemine hangi detayları girmek gerekmektedir?
Öncelikle VERBİS`e muntazam bir kayıt yapılabilmesi için, Kişisel Veri Envanteri çıkarılması gerekmektedir. Bu envanterde;
Veri sorumlusu tarafınca işlenen şahsi veriler,
Bu şahsi verilerin kategorileri,
Bu şahsi verilerin hangi veri gruplarından alındığı,
Farklı veri gruplarına gore hangi sürelerle saklandığı,
Bu şahsi verilerin kanunda yazılı maddelerden hangisine dayanılarak alındığı,
Bu verilerin katılımı ile alakalı hukuki gerekçelerin neler olduğu,
Bu şahsi verilerin hangi yönetimsel ve teknik tedbirlerle saklandığı,
Bu şahsi verilerin kimlerle ve hangi sebeplerle paylaşıldığı,
Bu verilerin yurt dışı ile paylaşıp paylaşılmadığı,
Ve bu verilerle alakalı daha detaylandırılabilecek bir oldukça bilginin
Bulunması gerekmektedir.
Bu envanterin çıkarılabilmesi için KVKK mevzusunda uzman bir hukukçunun ve birtakım teknik durumlar için bir bilgisayar teknisyeninin veya mühendisin varlığı gerekmektedir. Bu envanterin KVKK alanında hususi emek harcamaları bulunmayan bir şahıs tarafınca yapılması 36.053 TL ile 1.802.626 TL içinde değişen miktarlarda cezanın yazılmasına sebep olabilecektir.
Envanter yanında, veri sorumlusunun işletmesi bünyesinde, veri güvenliği ile alakalı yönetimsel ve teknik bir incelemenin de yapılması gerekmektedir. Keza bu incelemenin de uzman kişilerce yapılmaması, yanlış beyanların VERBİS sistemine girilmesi kararı yukarıda yazılı miktarlar oranınca ceza yenilmesine sebep olabilecektir.
Bunların peşinden, KVKK mevzusunda lüzumlu evrak ve belgelerin bir hukukçu tarafınca yazılması, bu evrakların iyi mi kullanılacağı mevzusunda veri sorumlusu ve çalışanların aydınlatılması ve KVKK mevzusunda öğrenim verilmesi gerekecektir.
Verilen eğitimin, çıkarılan envanterin ve yönetimsel/teknik analizin peşinden oluşan bilgiler uyarınca VERBİS`e kayıt yapılması gerekmektedir.
VERBİS kaydında girilmesi ihtiyaç duyulan bilgiler;
İşlenen şahsi veri kategorileri,
Kişisel veri sahibi şahıs grupları,
Verileri gizleme süresi,
Kişisel veri işleme amaçları,
Verilerin yurtdışına aktarılıp aktarılmadığı
Verilerin kimlerle paylaşıldığı
Veriler ile alakalıki uygulanan yönetimsel ve teknik tedbirlerdir.
Bu kayıt, kamuya aleni bir kayıttır. İsteyen hepimiz bu kayda erişebilmekte ve veri sorumlusunun veri işleme faaliyetleri ile alakalıki malumat alabilmektedir.
VERBİS sistemine zannedildiği benzer biçimde işlenen her şahsi veri ve bu verilerinin sahiplerinin adları yazılmamaktadır. VERBİS`e meydana getirilen giriş kategorik bir giriştir kanunda, müessese kararlarında yada VERBİS`e girilen bilgilerde bir değişim olmadıkça, VERBİS kaydının değiştirilmesi gerekmez.
KVKK alanında; uzman hukukçularımız ve bilgisayar mühendisi iş ortaklarımızla, sektörde bir oldukça köklü ve büyük firmaya, hem VERBİS kaydı, hem KVKK ahenk dönemi aynı zamanda şahsi veriler hakkında doğmuş Hukuki ve Cezai uyuşmazlıklarda, hizmet vermiş bulunmaktayız ve bu hizmete devam etmekteyiz. Siz de kendi firmanızın KVKK ahenk dönemi ve Verbis Kaydı mevzularında bizlere ulaşabilirsiniz. İletişim bilgilerimiz sitemizde mevcuttur.
